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Conseils et préparation voyage  retour à la page d'acceuil  |
1/ VOYAGES EN AUTOCAR
La réglementation est très stricte et les chauffeurs sont de plus en plus contrôlés. Comme ils doivent garder avec eux les disques de tachygraphes pendant 1 mois, une erreur peut avoir des conséquences graves même pour un futur voyage. Voici donc les horaires auxquels votre/vos chauffeur(s) est/sont tenu(s). Nous vous demandons de les respecter. Nous vous signalons que votre chauffeur refusera tout déplacement en dehors de ces heures.
Jour du départ et du retour : 14h00’ d’amplitude (départ – retour garage). Pendant le séjour : 13h00’ d’amplitude (départ – retour parking). Si vous avez 2 chauffeurs, l’amplitude augmente à 20h00’/jour ! Lorsque nous mettons un relais chauffeur, il faut compter dans l’amplitude le temps de déplacement entre le garage et le lieu ou se trouve le car (souvent sur un parking d’autoroute). Sur une période de conduite de 5h15’, obligation de faire 45’ d’arrêt ou 15’ puis 30’ d’arrêt. 9h00’ de conduite maximum par jour. 24h00’ de coupure minimum obligatoire après 6 jours de prestations. 9h00’ d’arrêt minimum entre 2 journées de prestation. Si le chauffeur n’a pas son repos règlementaire, le véhicule peut être immobilisé pendant 9H !
2/ A EFFECTUER AVANT LE VOYAGE
Démarches administratives :
- renvoi du bon de commande signé dés la réservation ;
- réception de votre programme définitif au plus tard 21 jours avant le départ ;
- communication du N° de GSM du responsable que nous remettrons au chauffeur ;
- plus de modification possible au nombre de participants et au programme 15 jours avant le départ ;
- nous vous envoyons les documents de voyages 8 jours avant le départ.
Paiement :
- paiement de l’acompte (30% de la somme globale) 8 jours après la réservation ;
- paiement du solde 1 mois avant le départ ;
- Le voyage ne pourra commencer si le solde ne nous est pas parvenu.
Facturation :
Merci de vérifier que l’adresse du bon de commande est bien celle de facturation.
Si ce n’est pas le cas, merci de nous envoyer l’adresse correcte au retour du bon de commande. Si vous désirez plusieurs factures ou si une partie du voyage doit être facturé à un autre organisme, veuillez nous prévenir à temps afin que le paiement soit fait dans les temps.
3/ CAUTION HOTEL
De plus en plus d’hôtels demandent une caution aux groupes scolaires. Prévoir 10 à 20 € par personne pour payer cette caution à l’arrivée. Elle peut être payée soit par carte de crédit, soit en liquide. Elle vous sera remboursée au départ du groupe si aucun problème n’a été constaté par l’hôtel. Nous vous conseillons de faire un état des lieux des chambres à l’arrivée et au départ.
4/ FORMALITES
Les belges doivent se munir de leur carte d'identité valable 3 mois après le retour. Autres nationalités: s'adresser aux instances compétentes. Assurez-vous avant le départ que l'ensemble des participants soit bien munis des documents nécessaires pour voyager. Prévoir une autorisation parentale signée et légalisée par la commune (obligatoire pour les moins de 18 ans). Si la destination de votre voyage est l'Italie ou l’Allemagne, merci de remettre au chauffeur une liste nominative des participants au voyage sur papier à entête de l'école afin que le chauffeur puisse prouver qu'il transporte un groupe scolaire. Si ce n’est pas fait, il se peut que nous devions compter un supplément car le groupe sera alors considéré comme un groupe d’adulte. Cela peut influencer les frais de parkings, les taxes urbaines, ainsi que les visites.
5/ RAPPEL DES FRAIS D’ANNULATION
- plus de 45 jours avant le départ : frais éventuels réclamés par les prestataires de services.
- 44 jours à 21 jours avant le départ : 15 % du prix du voyage avec un min. de 15 €/pers.
- 20 jours à 14 jours avant le départ : 25 % du prix du voyage avec un min. de 25 €/pers.
- 13 jours à 8 jours avant le départ : 50 % du prix du voyage avec un min. de 40 €/pers.
- 8 jours à 48 heures avant le départ : 75% du prix du voyage avec un min. de 50 €/pers.
- Moins de 48 heures avant le départ ou No-Show : 100% du prix du voyage.
- Les sommes dues aux tiers s’ajoutent aux montants ci-dessus.
Nous vous conseillons de souscrire une assurance annulation pour l’ensemble des participants (assurance annulation incluse pour les voyages scolaires) et de conseiller une assurance assistance aux personnes qui n’ont pas de contrat annuel d’assistance
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